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新益為6S咨詢公司概述:國際知名企業(yè)和學者的實踐與理論為企業(yè)降低采購成本提供了多種可行方法。但在實踐中,很多企業(yè)仍然為無法降低采購成本感到困擾,這其實是因為未能將聞論與實際相結(jié)合。針對常見的采購難題,企業(yè)應結(jié)合具體案例進行分析,以對癥下藥。
供應鏈的采購成本管控
1、采購時間層層壓縮,如何確定
任何采購方法的實施都需要一定的時間。然而,在很多采購實踐中,由于供料時間緊張、審批流程漫長等因素,采購時間被層層壓縮,導致采購人員缺乏足夠的時間進行詢價、比價,也就難以對采購成本進行有效控制。
深受此類問題困擾的企業(yè)應當深入實施JIT采購機制,并與供應商建立長期的供應伙伴關(guān)系,從而簡化采購流程、節(jié)省采購時間。關(guān)于JIT采購機制與供應伙伴關(guān)系的建立,我們可以借鑒豐田公司的實踐經(jīng)驗。JIT采購法由豐田生產(chǎn)模式的創(chuàng)始人一大野耐一創(chuàng)造。一次,在參觀美國超級市場的運營模式時,大野耐一發(fā)現(xiàn),超市模式下的單源供應的特征十分明顯供
應商需要按照超市需求準時供貨。
基于超市采購的特點,大野耐一將其與豐田生產(chǎn)模式相結(jié)合,創(chuàng)造出了JIT生產(chǎn)和采購模式,并總結(jié)出了完整的JIT采購流程。
①創(chuàng)建班組。全面處理JIT采購相關(guān)事宜。
②制訂計劃。確保JIT采購按計劃實施。
③與供應商建立伙伴關(guān)系。在緊密合作中主動交流、互相信賴,確保共贏。
④試點。先在某種產(chǎn)品或某條生產(chǎn)線上開展試點工作,并不斷改善、推廣該流程。
⑤做好供應商培訓工作。真正做到目標致、相互認可,并視情況辦理免檢證書,以進步提高采購效率。
⑥確定交貨方式。理想情況是,當生產(chǎn)線需要某種物料時,該物料剛好送達生產(chǎn)線。
⑦持續(xù)改善。在持續(xù)完善和改進中,不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓、修正供應條件,擴大JIT采購成果。
在這樣完整的JIT采購流程中,豐田公司得以與供應商形成互利共贏的關(guān)系。與此同時,豐田公司還專注于進行供應商關(guān)系維護,通過建立長期的供應伙伴關(guān)系獲得更加有利的供應條件,從而真正建立起采購成本優(yōu)勢。所以,建立友好合作關(guān)系,就能夠優(yōu)化供應接口關(guān)系,這種優(yōu)勢體現(xiàn)在4個方面。
2、采購方法因人而異,如何控制
采購方法多種多樣,沒有最有效的方法,只有與企業(yè)最要合的方法,只有通過對自身情況和目標的深入分析,企業(yè)才能找到合適的采購方法,并在深入實踐中實那降低采購成本的目標。
事實上,如果采購方法不適合,企業(yè)不僅無法控制采購成本,反而會導敦采購成本上升,甚至損害企業(yè)利益。比如供應商先期參與的方法,如果企業(yè)未曾與供應商建立穩(wěn)固的合作、信任關(guān)系,參與產(chǎn)品先期設(shè)計的供應商則可能泄露產(chǎn)品機密。
與此同時,每個人對采購方法的理解不同,其選擇的采購方法也會有所差別。但任何采購方法的效用的產(chǎn)生都離不開一套完整的項目計劃。因此,采購方法因人而異的問題(負責人變更或領(lǐng)導干預等),經(jīng)常使采購計劃半途而廢,導致前期投入的成本被浪費。
企業(yè)在采購實踐中必須遵循標準化的原則,建立完善的監(jiān)督機制。任何項目計劃一經(jīng)制訂,各部門都必須嚴格按照程序執(zhí)行,以規(guī)避企業(yè)內(nèi)部限制因素。此時,項目計劃書和客戶需求識別則能發(fā)揮突出作用。
只有基于確定的客戶需求和項目計劃,企業(yè)才能夠確定合適的采購方法。而一且采購方法被列入項目計劃,非特殊情況,采購方法都應得到落實。客戶需求識別任務通常較為煩瑣且需要多部門協(xié)作。
3、采購手段紛繁復雜,如何掌握
在具體采購過程中同樣存在紛繁復雜的采購手段,如詢價采購、招標采購、反向拍賣采購等。各種采購手段都需要耗費-一定時間,而在這段時間內(nèi),采購市場的瞬息萬變也會導致物料價格的變動。如果無法抓住最合理的價格,采購成本也就難以得到有效控制。
面對紛繁復雜的采購手段和瞬息萬變的采購市場,企業(yè)首先應當制訂完善的采購管理制度,明確各類采購手段的觸發(fā)條件和適用范圍,以標準化的采購程序確定適用的采購手段。般而言,企業(yè)可根據(jù)采購金額和采購時間等主要因素進行劃分,比如,采購金額達到50萬元,則需進行招標采購;采購時間緊張,則可直接向合作供應商發(fā)出詢價單或采用電子采購等方法。
在抓住最合理的采購價格的要求下,電子采購無疑更具優(yōu)勢。借助這春系統(tǒng),采購流程能夠得到極大優(yōu)化。與此同時,借助電子目錄系統(tǒng),企業(yè)能夠快速與更多的供應離對接。根據(jù)平臺公示的供應商歷史數(shù)據(jù),企業(yè)則能快速篩選出合適的供應商,并以電子招標、電子詢價等手段快速、準確地掌握市場信息,并拿到最合理的采購價格,從而提高采購效率,完成采購。
4、驗收的及時準確,如何保證
采購成本不僅存在于采購交易環(huán)節(jié),還存在于采購驗收環(huán)節(jié)。事實上,很多采購成本的浪費都可以歸咎于驗收環(huán)節(jié)。如果物料質(zhì)量不符合采購需求,既會影響企業(yè)生產(chǎn)節(jié)奏,也可能導致次品率上升。
然而,由于著急用料或缺乏專業(yè)人員,很多企業(yè)不能按正常程序?qū)ξ锪线M行有效驗收,一旦不符合采購需求的物料入庫,就可能引發(fā)各種后續(xù)問題及成本損耗。針對這一問題,企業(yè)該如何有效解決?
1、制訂完善的驗收流程
在完善的驗收流程的指引下,即使相關(guān)人員缺乏足夠的專業(yè)性,也能夠在每一個程序中,確保驗收工作的準確性和合規(guī)性。圖33-4所示為具體的流程示意圖。
(1)提前準備。物料到庫前天通知業(yè)務主管及倉庫保管安排驗收,并準備好驗收單、入庫單等材料及應付款。
(2)訂單比對。物料到庫后,將供應商發(fā)貨清單與企業(yè)采購訂單進行比對,確保物料品種、數(shù)量-致。
(3)嚴格驗收。確定品種、數(shù)量一致后即可進行驗收,在驗收過程中,如發(fā)現(xiàn)物料破損、錯發(fā)等情況,則要及時與主管及供應商聯(lián)系,清查原因并給出解決方案:退貨、拒收或要求供應商賠償。
(4)簽字入庫。驗收完成后,按照到庫物料如實填寫驗收單和入庫單,并由在場兩人以上簽字確認后方可入庫。驗收單可定為一式三份,-份交財務人員,份交倉管人員,一份由采購人員備存。
(5)完成手續(xù)。在驗收入庫完畢后,在兩個工作內(nèi)將相關(guān)單據(jù)交給財務人員,并辦清相關(guān)入庫手續(xù)。
2、派遣采購人員駐廠
在與供應商的長期合作或重大采購項目中,為提高驗收質(zhì)量和效率,企業(yè)可派遣采購人員駐廠,對供應商的供貨情況進行嚴格監(jiān)測。
(1)物料加工過程中,派駐人員負責全程監(jiān)督,檢查供應商的物料生產(chǎn)過程中是否存在不符合合同要求的情況,并及時匯報或重新送樣評估。
(2)物料出廠過程中,派駐人員嚴格監(jiān)測供應商出廠檢驗情況,按照既定標準對物料進行抽檢:對不合格批次應拒收;合格批次方可出廠,并附上驗收報告,企業(yè)接收貨物后則可直接辦理入庫。
(3)供應商評估中,為了實現(xiàn)企業(yè)和供應商競爭力的共同提升,派駐的質(zhì)量工程師或檢驗員還需對供應商進行全面、深入的了解:對供應商的優(yōu)勢予以肯定,并反饋給企業(yè)以向供應商學習;對供應商的不足則要對其提出改進要求和建議,以協(xié)助供應商提升。
建立生產(chǎn)有序、管理順暢,操作規(guī)范,士氣高昂、高質(zhì)量、低成本、短交期的作業(yè)現(xiàn)場;
為企業(yè)規(guī)劃設(shè)計一套由內(nèi)到外的形象升級,外觀視覺價值體現(xiàn)、內(nèi)在的管理內(nèi)涵體現(xiàn);
全員參與設(shè)備管理高產(chǎn)出和低成本運營,提升設(shè)備管理能力,維護能力,提高效率
構(gòu)建班組生產(chǎn)管理體系、循環(huán)評價、人才育成、持續(xù)改善、績效管理、文化養(yǎng)成體系;
提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)成本、縮短交期、增加利潤,讓管理更系統(tǒng)科學,執(zhí)行力更強
對工廠的各個組成部分進行合理安排,以提高生產(chǎn)效率、降低成本、優(yōu)化物流、改善工作環(huán)境等